Dicas Para Organizar O Seu Tempo

1. Descubra como utiliza seu tempo – Todas as tarefas que você realiza são distribuídas em uma das esferas da Tríade do Tempo: existem atividades urgentes – em que o prazo está curto ou acabou, atividades importantes – que trazem resultado e possuem tempo para serem realizadas e atividades circunstanciais – que não agregam valor e fazem você apenas perder tempo. Sabendo a forma como utiliza seu tempo ajudará você a se planejar, pois seu foco será reduzir as atividades urgentes (priorizando-as para que sejam eliminadas rapidamente), aumentar as tarefas importantes (que ajudam a reduzir as urgências e mantém você equilibrado) e eliminar as circunstanciais (aprendendo a dizer não ou simplesmente excluí-las da sua rotina).2. Planeje-se! – Ter mais tempo para vida pessoal e profissional é prevenir problemas e priorizar aquilo que você quer. Esso é o processo de antecipação que é fundamental na gestão de tempo. Para isso, planeje sua semana com antecedência ou pelo menos 3 dias a sua frente, veja o que pode gerar urgências e crie atividades de prevenção.

3. Escolha uma ferramenta – agenda, palm, outlook, neotriad, caderno, etc – que faça com que você tire as pendências e tarefas da cabeça e as centralize em um lugar confiável. Utilize essa ferramenta para se planejar e antecipar seus problemas.

4. Limite seu horário de trabalho – Muitas vezes precisamos de horas extras para conseguir cumprir todas as prioridades do dia. Isso acontece porque sabemos que temos esse tempo adicional. Se fosse uma obrigação você sair exatamente no seu horário (algo do tipo quando apagam as luzes do escritório) com certeza você seria mais centrado e por conseqüência mais produtivo. Experimente criar esses “limitadores” para você no dia a dia.

5. Ache um hobby – descubra algo que gosta de fazer e priorize na sua agenda. Quando fazemos coisas que nos trazem descanso, conforto e satisfação temos a tendência a ir em direção desses compromissos e evitaremos ao máximo que o dia seja desfocado (você já reparou que quando um homem no escritório joga futebol com amigos durante semana, como ele sempre consegue sair no horário naquele dia?)

6. Organize seu local de trabalho, sua papelada, suas revistas e seus armários. Estima-se que uma pessoa gasta 40 minutos por dia localizando informações… E isso é muito tempo perdido.

7. Priorize seu dia, todos os dias! Faça uma lista de atividades que precisa executar no dia, calcule a duração de cada tarefa (para checar se dá tempo de fazer tudo) e ordene na seqüência de execução. Foque nessa lista.

8. Tenha no máximo 3 contas de e-mail – a sua profissional (apenas para assuntos da empresa) ; a sua pessoal (para os videozinhos, amigos, spams, etc) e do lixo (para sites que você não confia mas precisa colocar algum e-mail)

9. Você trabalha por atividades e não para o e-mail – Quem é dono do seu foco? Você ou o alerta de e-mail? Muitas pessoas ficam pulando entre o e-mail e o trabalho a cada aviso de nova mensagem. Além de extremamente prejudicial a sua produtividade ainda gera uma ansiedade e sensação de overload. A dica é manter o e-mail fechado e criar horários específicos para checar novas mensagens. Minha sugestão é no máximo 5 períodos durante o dia, evitando as interrupções constantes. Se você precisar muito, crie uma regra em seu software para avisá-lo quando o e-mail de uma pessoa realmente importante chegar.

10 – Faça reuniões familiares e descubra atividades simples e prazerosas que todos em casa gostariam de fazer. Coloque em um quadro em sua geladeira e anote os dias que irá realizar as atividades.     Consultor Christian Barbosa

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