Não Deixe A Desorganização Contaminar Sua Gestão

No dia a dia, a correria torna o tempo insuficiente para que as pessoas realizem suas atividades sem deixar qualquer pendência na agenda. E isso vale tanto para a vida pessoal quanto profissional. Nas organizações, o que mais se vê são profissionais com acúmulo de atividades que precisavam ser entregues na “semana passada”. Mas toda organização sempre possui períodos em que se exige do profissional e em outros, chega a ter certa “calmaria”. Não que isso signifique uma “paralisia” temporária, mas sim que a agitação está controlada e é possível realizar outras ações que agregarão valor ao desempenho do profissional e ao próprio negócio. Abaixo seguem algumas sugestões que podem ser aplicadas por qualquer profissional, quando a agitação do setor der uma trégua.

1 – Não há profissional que deixe de ficar com os cabelos, ao abrir uma gaveta e encontrar um amontoado de papéis sem qualquer ordenação em meio a canetas, lápis e outros materiais de escritório. Por isso, não custa dedicar uns 15 minutos do seu dia para organizar as documentações e jogar fora as anotações sem valor algum. Use uma pasta, para que a papelada não se espalhe novamente e você tenha um retrabalho.

2 – Para os demais itens (lápis, canetas, marcadores, réguas, etc), tenha um espaço destinado a eles. Para aqueles que você usa com pouca frequência, uma caixinha pode acomodá-los tranquilamente e quando for preciso, será fácil encontrá-los. Para os de uso contínuo, um porta-lápis é a solução.

3 – Tenha próximo a você sempre um bloco de notas, um caderno para anotar alguma informação importante. Não confie apenas na sua memória, pois com tantas atividades, é possível deixar fugir algo que poderá atrapalhar até mesmo a conclusão de um relatório importante.

4 – Agenda de celular é uma maravilha, mas como qualquer outra tecnologia é passível de ser danificada. Por esse motivo, para seus contatos mais importantes vale aquela velha agenda digitada no Word ou, então, as tradicionais em forma de caderneta.

5 – Por falar em tecnologia, ela já está presente em nossa vida e não há como negar esse fato. Pensar em sair sem um celular, deixar de ter acesso a um micro é sinônimo de desespero para grande parte dos profissionais. Isso levar os mais cuidadosos a fazerem back-ups dos seus arquivos, principalmente aqueles considerados indispensáveis para suas atividades.

6 – Os e-mails tornaram-se uma ferramenta indispensável para quem precisa manter contato com outros profissionais, tanto para enviar quanto para receber informações. Para deixar sua caixa sempre otimizada, abra pastas do tipo: “Pendências”, “Mensagens respondidas” ou “Documentos enviados”. Isso o ajudará a ter uma visão mais ordenada do conteúdo que você tem. Ah, não se esqueça de deletar os lixos que, porventura, chegarem e nem deixe de deletá-los da pasta de excluídos.

7 – Se você trabalha com vários números de telefones ou ramais da empresa que o mantém em contato com outros colegas que fazem parte da sua logística, tenha sempre a vista esses números.

8 – Muitas pessoas deixam de otimizar o tempo porque possuem uma série de atividades, mas não ordena o que deve ser priorizado. Antes de expediente terminar, anote em sua agenda o que tem mais urgência para ser concluído e ao passo que for realizando cada trabalho, sinalize como concluídos.

9 – Se algum colega do seu departamento depende de algum trabalho seu, pergunte diretamente: “Carlos, tenho alguma pendência com você?”, “Juliana, o material que você solicitou e enviei, foi suficiente?”. A recíproca também vale. Se alguém te “deve” algo que comprometa seu desempenho, peça. Mas, faça o pedido com serenidade e nunca com rispidez, pois isso pode ser o início para um conflito.

10 – Ao término do expediente, mesmo que você já esteja no elevador e se esqueceu de anotar alguma pendência para o dia seguinte, pegue uma caneta e anota no seu bloco. Se deixar para depois ou pensar: anotarei quando chegar a sua casa, sua mente pode “arquivar” aquela prioridade e pregar uma peça, já que você se desconectou do ambiente de trabalho.
Essas são atitudes simples, mas que podem ajudar a otimizar e melhorar o seu desempenho.  Patrícia Bispo – RH.com.br

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