O que é um Projeto. Estrutura do Planejamento de um Projeto

Quaisquer empreendimentos tenham fins lucrativos ou não, podem ser organizados na forma de um conjunto de projetos, denominado programa, integrados em seus objetivos e no tempo de cada etapa planejada.O gerenciamento de projetos já é considerado uma habilidade própria e requerida pela maior parte ou totalidade das profissões e as pessoas comprovadamente capacitadas e experientes nessa área encontram maior facilidade para identificar oportunidades em mercado de trabalho.

Um projeto pode ser considerado como um conjunto de atividades e tarefas que possui:

Determinado objetivo a ser atingido
Datas de início e término definidas
Limites de recursos (dinheiro, pessoal e/ou equipamentos)

Em qualquer empresa, governo ou organização com fin alidades sociais é comum construir projetos para atingir objetivos intermediários ou finais de interesse da entidade, lembrando que as pessoas engajadas podem ser originadas de áreas de atividade e conhecimento diferentes, como Engenheiros, Advogados, Médicos, Psicólogos, Professores, Informáticos, Administradores ou Gestores, Economistas, Contadores, etc. Daí, a importância do conhecimento em gestão de projetos.

Imaginemos a quantidade de especialidades envolvidas num projeto na área governamental, envolvendo pastas ou secretarias tais como obras, turismo, habitação, segurança, educação.

Como planejar um projeto

1o passo: levantar informações junto aos envolvidos para definir claramente o objetivo do projeto e seu significado e cada passo deve ser aprovado pelos patrocinadores ou investidores;

2º passo: definir o prazo que seria aceitável para o projeto estar concluído;

3º passo: definir os recursos necessários para a execução do projeto (humanos, equipamentos e financeiros), levando em conta os perfis profissionais e desembolsos que serão custeados por terceiros;

4º passo: estabelecer as atividades necessárias para realizar o projeto, sua seqüência e as dependências entre elas. Significa quebrar o projeto em vários níveis de atividades até que cada atividade possa ser realizada com maior facilidade.

Obs.: essa forma de planejar por quebras sucessivas em partes menores, aprofundando gradativamente o trabalho, resulta numa estrutura de trabalho que, em inglês, é denominada WBS – Work Breakdown Structure;

Abaixo, uma figura representando uma WBS, onde cada item descreverá o trabalho necessário para obtenção do resultado daquela atividade, decompondo o projeto em partes mais facilmente manipuláveis.

 

Plano de projeto

Um projeto para ser considerado bem sucedido terá que atender aos requisitos abaixo:

OBJETIVOS
PRAZO
CUSTO

Obs.: Eventuais modificações podem ser necessárias no desenvolvimento de um projeto por conta de injunções externas, mas não deverão ocorrer desvios do objetivo estabelecido, alterações no prazo previsto ou custo excedido em relação ao planejado. Parceiros, investidores e patrocinadores não enxergam tais desvios com bons olhos, sugerindo que a presença dos pontos negativos pode significar que o projeto não foi bem planejado ou bem gerenciado.

Planejamento de projetos

Como planejar um projeto e quais os instrumentos que deverão ser utilizados?

As melhores práticas para planejar e acompanhar a execução dos projetos observam o escopo do projeto, a qualidade do trabalho, os custos envolvidos, o tempo planejado, o perfil do pessoal engajado, as comunicações aos interessados, a aquisição de bens ou serviços, as atividades de risco e a integração de todos esses itens.

Diferenças entre projeto e empreendimento.

Um projeto possui data de início e término, finalidade definida e recursos identificados para sua realização. Ao ficar pronto, há a entrega do objeto a que se destinava. Um empreendimento vai adaptando-se às necessidades de cada época e requer, além dos projetos que contribuíram para sua operacionalização, as atividades de operação e manutenção e sua proposta é permanecer ativo indefinidamente.

O que é preciso saber para planejar um empreendimento qualquer

Um empreendimento é caracterizado pela existência de, pelo menos, um dos seguintes elementos:

Um produto que se quer criar, produzir em escala e vender
Um serviço que se pretende prestar a terceiros mediante remuneração
Uma ação social que tem por objetivo beneficiar um grupo de pessoas
Um conjunto de ações que visam desenvolver uma região

Para planejar um empreendimento precisamos pensar em diversos pontos e elaborar um questionário, como o que se segue, contendo diversos aspectos relacionados à sua viabilização:

O que o empreendimento vai fazer e para quem?
Quem são os clientes, os beneficiários (projeto social) e as pessoas atingidas por um empreendimento para desenvolvimento local?
Qual o produto ou serviço que será vendido, que benefício será prestado e qual o conjunto de projetos e ações que vão constituir-se num empreendimento para beneficiar ou desenvolver uma região?
Como será feita a prestação do serviço ou fabricado o produto? Qual a forma de funcionamento do empreendimento?
De que forma vai funcionar, caso se trate da venda de um produto ou de um serviço? (Aqui se define o MODELO DE NEGÓCIO aplicável ao empreendimento);
De que forma vai ser operado, caso se trate de uma ação social com o objetivo de prestar um benefício a um grupo de pessoas – como vamos definir os membros do grupo (quem tem direito), como vamos fazer a prestação do benefício (processo de funcionamento)?
Quem mais faz a mesma coisa? Faz do mesmo modo? São os concorrentes, os competidores e os seus similares, isto é, quem faz produtos que parcialmente substituem ou concorrem com o empreendimento em questão?
Qual a quantidade de interessados em adquirir os produtos e serviços? Ainda há espaço no mercado para o empreendimento? Qual o tamanho do mercado? Como vai ser conquistado esse espaço? De que forma serão os compradores convencidos a adquirir o produto? Como convencer os doadores de que a ação social é suficientemente meritória para que contribuam para sua realização?
Como será organizado o início do empreendimento? Como fabricar, vender, prestar serviços, prestar benefícios, etc. Quantas pessoas serão necessárias – quais as características dessas pessoas e os conhecimentos / prática que devem ter?
De que forma será iniciado o empreendimento? Quais as primeiras metas? Como colocar em operação a empresa, ação social ou empreendimento para desenvolvimento local?
Quais os fatores críticos de sucesso do empreendimento? Fatores críticos de sucesso são aqueles que precisam estar presentes e atuantes no empreendimento para que seja considerado bem-sucedido;
Qual o valor do investimento inicial para colocar o empreendimento em operação? Há expectativa de ficar auto-suficiente ou atingir o breakeven point? Quando? O investimento poderá ser recuperado? Em que prazo (payback)?

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