Os Ladrões De Tempo

No mundo corporativo, há uma legião de ladrões de tempo, os chamados desperdiçadores. Eles agem sorrateiramente, reduzindo sua eficácia, comprometendo suas metas, causando-lhe até mesmo stress. Veja a seguir os principais fatores mapeados e se estão presentes em sua vida. 1. Interrupções: significa que você tem valor, amigos ou detém informações de interesse dos outros. As interrupções acontecem por telefone, e-mail ou visitam você pessoalmente. Para reduzi-las:  aprenda a dizer NÃO e seja firme;  atenda às pessoas em pé;  mantenha a porta da sala fechada; continue escrevendo enquanto atende alguém;  filtre telefonemas e e-mails;  evite ser receptivo a visitantes inesperados; retire ou desloque cadeiras da sala dificultando a acomodação de terceiros;  use as palavras mágicas: desculpe-me, por favor e por gentileza. 2. Comunicação Deficiente: ocorre quando responsabilidades e autoridade não estão definidas com clareza na empresa ou quando há subordinados em excesso. A posologia consiste em:  defina com clareza metas e objetivos;  determine responsabilidades e atribuições;  utilize linguagem simples, concisa e sem ambigüidades;  na dúvida, pergunte: procure fazer certo na primeira vez;

forneça informações seguras para permitir tomada de decisão consistente e ação imediata;

lembre-se de que a regra de ouro chama-se delegar. 3. Reuniões: muitas são desnecessárias e agendadas sem critério. Duram muito tempo, tornam-se evasivas e não geram resultados. Para torná-las produtivas:  agende as reuniões com antecedência; convoque apenas as pessoas diretamente envolvidas com o tema;  defina a pauta e comunique a todos com antecedência;  determine horário de início e término;

mantenha a pauta e busque a objetividade;  não permita interrupções externas e mantenha celulares desligados;  promova debates,tire conclusões, tome decisões e determine como agir;

faça ata ou memorando com resumo da reunião constando a assinatura dos participantes;

faça reuniões curtas em pé.

4. Telefone: imprescindível na vida moderna, constitui-se no maior vilão das interrupções e, por conseguinte, numa das fontes mais significativas de desperdício de tempo. Algumas dicas:  reserve horários para fazer e receber ligações;  relacione os telefonemas a serem feitos em ordem de prioridade;  prepare-se para cada uma das ligações, munindo-se previamente de informações;  identifique-se no início da ligação – as pessoas não são obrigadas a reconhecer sua voz;  deixe recados claros e concisos;  concentre-se em ouvir a pessoa com quem estiver falando, evitando desviar a atenção;  nunca prometa retornar uma ligação se estiver despreparado para tal ou não desejar fazê-lo;  nada de desculpas ou mentiras: use da honestidade dizendo que não pode atender naquele momento;  encerre suas conversas com cortesia, porém com objetividade.

5. Celular: na mesma proporção em que agiliza as comunicações, também atua como agente de interrupções, invadindo inclusive sua privacidade. Sugestões para otimizar seu uso:  desligue o aparelho quando estiver em reunião ou realizando tarefaque exija concentração;  mantenha-o em vibracall para atender urgências;  utilize o olho mágico para selecionar as ligações que merecem ser atendidas;  recolha mensagens na caixa postal duas vezes por dia e retorne as ligações em horários pré-determinados;  grave uma mensagem personalizada no correio de voz;

considere a possibilidade de habilitar um segundo aparelho apenas para emergências, mas divulgue o número com seletividade; evite atendê-lo quando estiver em casa.

6. E-mail: substitui o telefone com objetividade. Entretanto, quando utilizado sem critério, torna-se fonte de interrupções, mal-entendidos e até disputas judiciais. Formas de gerenciá-lo:  instale um serviço anti-spam;  baixe suas mensagens no máximo quatro vezes por dia em horários pré-definidos;  responda de imediato as mensagens recebidas e determine um tempo para fazê-lo;  utilize o subject (assunto) para classificar as mensagens;  organize pastas diversas para arquivamento;  crie regras de mensagens;  tenha uma assinatura eletrônica;  utilize um corretor ortográfico. 7. Internet e Intranet: são instrumentos importantes para acelerar a comunicação e busca de informações. Mas vale lembrar que, às vezes, pode ser mais eficiente caminhar até a estação de trabalho de seu colega. Além disso:  avalie de maneira criteriosa o uso da intranet e de comunicadores como ICQ e Messenger;  tal qual o telefone e e-mail, seja seletivo e coerente no envio e recebimento de mensagens;  atenção com os sites navegados em virtude do risco de vírus e spys (programas espiões);  solicite suporte ao responsável pela anutenção da rede caso note alguma irregularidade;  deixe de assinar e-zines e não autorize a divulgação de dados seus ou da empresa. Decerto há outros fatores de desperdício de tempo que poderíamos relacionar. Mas atentando para estes sete aspectos, é certo que sua produtividade pessoal aumentará. E esteja sempre a postos para a ocorrência de imprevistos. Eles são imponderáveis, por isso, deixe espaço em sua agenda para contratempos. Planeje seu dia e sua vida tendo em mente: “e se…”.  Tom Coelho

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *