Os Seis Verbos

Um leitor que se identificou apenas como “Cá”, deixou no blog o comentário abaixo:”Boa noite Ronaldo. Estou iniciando minhas atividades no mundo da qualidade e me deparei com uma questão: o item 4.2.4 define que os registros precisam ser controlados.
Qual a definição exata dos “6 verbos” que os auditores chamam? Identificar, armazenar, proteger, recuperar, reter e dispor. Obrigado e desculpe-me pela pergunta óbvia.”

Como sempre digo, o óbvio nem sempre é tão óbvio assim… Esta dúvida é comum a muitos iniciantes e acredito que convém dar uma resposta mais abrangente. Então, vamos aos seis verbos:

Identificar – Todo registro precisa de identificação, que pode ser feita de duas formas: Uma é o próprio título do Registro (Relatório de Teste Hidrostático, Controle de Produção, Relatório de Inspeção Dimensional…). Outra identificação que não é vista por todos os auditores como obrigatória, mas que evidencia o controle dos registros, é a codificação dos formulários. Costumo sugerir o seguinte formato: FQ-01234-00

Onde:
F = Indica que o documento é um Formulário. Para outros tipos de documentos, utilize outras letras (P para Procedimento, M para Manual, I para Instr. de Trabalho…)
Q = Processo ou Setor (no exemplo, Q significa Qualidade)

01234 = Número seqüencial de cadastro do documento.

00 = Número de revisão do formulário ou documento.

Use uma seqüência nova para cada tipo de documento, ou seja, o PQ-00001-03 é um Procedimento da Qualidade e está na revisão 3. O FP-00001-00 é um formulário da Produção e está na revisão 0.

Armazenar – É importante guardar os registros de forma adequada, e convém que a forma de armazenamento esteja definida claramente. Isto porque existem registros em meios físicos e digitais e, para cada um, há formas de armazenamento mais adequadas. Relatórios por exemplo, podem ser arquivados em pastas AZ. Planilhas podem ser salvas em CD ou ir para um banco de dados… Cheques por exemplo são micro filmados nos bancos.

Proteger – Definida a forma de armazenar seus registros, é necessário definir como estarão protegidos, como as pastas em prateleiras metálicas e os dados via backup automático no servidor.

Recuperar – Bem, depois de algum tempo pode ser preciso verificar os dados de algum registro guardado há meses, ou anos… Portanto, ao armazenar os registros também precisamos definir como eles poderão ser recuperados. Isto significa que deverão ter uma ordem, alfabética, numérica, alfa-numérica ou por data. Assim quando precisar recuperar uma informação fica fácil saber como encontrá-la naquele monte de pastas ou numa infinidade de registros digitais. É muito importante definir corretamente inclusive a codificação utilizada para arquivos digitais exatamente por esse motivo. Se você já tentou encontrar um arquivo no seu computador sabe do que estou falando…

Reter – A ISO não define o tempo para retenção dos registros, mas recomendo que seja por no mínimo cinco anos. Há casos em que este prazo pode se estender por dez ou vinte anos, ou ser indeterminado. Isto pode ser estabelecido em uma norma, por prática da empresa, pela natureza da informação ou por requisitos legais. Sempre verifique por quanto tempo é preciso guardar um documento ou registro.

Dispor – Findo o tempo de retenção, algo precisa ser feito com a papelada ou com os dados. Pode ser que decida destruir, incinerar, picotar, deletar… Esta será a disposição dada no final, mas é necessário que já esteja prevista em seu Procedimento de Controle de Registros.
Fonte: qualiblog.wordpress.com

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *