Quem Não Se Comunica…

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Bem, parece ser algo simples. Determinada informação precisa ser entregue, de forma eficiente, ao grupo de destinatários apropriados. É necessário classificar informações para melhor direcionar para determinados setores, gerentes, diretores, representantes de mercado, líderes de projeto, equipe de desenvolvimento, equipe de teste, etc. Podemos facilmente detectar que, em algumas organizações, o compartilhamento de informações através de e-mail, com “cópia para todos” (ou quase todos), vêm sendo a grande estratégia de divulgação e disseminação de informação. Porém, dificilmente pode-se chegar à conclusão que, ao adotar o e-mail como única e salvadora ferramenta de comunicação, iremos chegar ao ideal de uma plena e eficiente gerência de comunicação.

Não basta somente ter meios de compartilhamento de informação, como o e-mail corporativo. Agora, proponha-se um desafio: em um determinado momento de sua rotina de trabalho, tente buscar todas as informações de um dado projeto. Quando cito “todas”, inclui aí, previsão de custos, desembolso real de custos, previsão de cumprimento de prazos, requisitos desenvolvidos e testados até determinada data, análise da última atualização do cronograma de projeto, ocorrência de riscos previstos e imprevistos, desvios, indicadores de desempenho de custo e de prazo, atual estratégia do projeto, etc.

O comprometimento da equipe está diretamente ligado ao grau de conhecimento que seus membros têm das informações que rondam e impactam o andamento do projeto. Com determinados profissionais e parceiros precisam ser estabelecidos compromissos, balizados em informações que dêm uma garantia mínima de que eles cumprirão com a parte deles. Cenários de ocorrência de riscos precisam ser sinalizados, é preciso sensibilizar e motivar os profissionais a cumprir seus objetivos. Como também é importante dar atenção às informações que são geradas pelo corpo técnico, aquele que está mais próximo do código, dos resultados de testes parciais.

Observem como, em poucas linhas, um gerente de projeto, com foco na qualidade, detecta a imensidão do problema que é gerenciar toda e qualquer informação sobre os projetos sob seu comando. O desafio de promover a integração da equipe de desenvolvimento, que inclui o bom relacionamento profissional interno e externo, isto é, integração com parceiros, com patrocinadores e demais envolvidos do projeto, passa pelo bom senso de não inundar a todos com todas as informações. Logo o gerente precisa mapear para quem deve ser enviado determinada informação ou grupo de informações, e com que grau de prioridade.

É muito decepcionante contemplarmos em nossos ambientes de trabalho, uma resistência cultural no que tange à disseminação de informações. Infelizmente, ainda existem aqueles que crêem que deter e reter informação é uma garantia de poder ou proteção. O compartilhamento responsável e eficiente de informações promove tranquilidade para os níveis gerenciais de sua organização, gerando indicadores de performance de projetos prioritários, dos projetos mais críticos, que consequentemente irão balizar ações de melhoria e revisão contínua dos procedimentos e normas da organização, visando um rendimento melhor de todos os profissionais, e otimizando o processo de desenvolvimento da organização. Um exemplo é a compartilhamento de soluções técnicas, que, quando devidamente disseminadas, diminue o tempo de resolução de problemas de desenvolvedores.

O exercício de reuniões de ponto de controle, de efetiva execução de marcos de projeto, ao fim de cada fase, de promover reuniões no caso de ocorrer grandes mudanças no escopo do projeto e do sistema, de conseguir cumprimento de planos de diminuição de exposição a riscos, de divulgação para todo o corpo técnico da situação atual do projeto, resultados até então alcançados, são algumas formas de manter a união de sua equipe, sempre focando a melhoria dos procedimentos, a busca de melhores resultados, a motivação para vencer os desafios criados neste projeto, irão maximizar a comunicação, colocando sua equipe no rumo certo.      Marcelo Jacintho

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