RH de Volta as Bases…

Comunicação, porque será que essa palavra assombra tantas organizações? Uma pesquisa realizada pela Anderson Consulting estima que 82% das organizações que conduzem pesquisas de satisfação com os funcionários tem o ítem comunicação listada no máximo em quarto lugar em respostas satisfatórias. Penso que todos nós estamos aliviados com esta estatística ao percebemos que não estamos sozinhos com este problema.

A nossa reação à notícia que nossa organização recebeu a nota “necessita significativamente de melhoria” não surpreende muitos de nós. E você pode estar se perguntando, mas o que RH pode fazer para melhorar a comunicação interna? Nós já temos um boletim de notícias mensal!, nós já temos quadros espalhados pela empresa com muitas informacoes!, nós temos um site atualizado na Intranet!, nós emitimos mensagens no horelite de pagamento dos funcionários!, nossa gerência sênior tem reuniões semestrais com toda empresa!. Que outras ações poderíamos tomar?

O que acontece com a maioria dos RH’s é que prestamos muita atenção nos processos e nos instrumentos utilizados e nos esquecemos de voltar as bases. Email, Internet, boletins, reuniões e os outros recursos de comunicação podem estar “sabotando” nossa intenção de comunicar de forma efetiva com nossos funcionários. Se refletirmos melhor, não é a quantidade de comunicação disseminada que vai fazer a diferença, mas a maneira pela qual comunicamos. Ou seja, vamos voltar ao básico de uma comunicação eficaz: o mensageiro certo, a mensagem certa e, a maneira certa pela qual comunicamos. E usando as ferramentas e os canais apropriados abrimos a porta para garantir uma comunicação efetiva:

O Mensageiro Certo “O supervisor direto” – Uma considerável quantidade de pesquisas tem mostrado a importância da comunicação do supervisor direto com seus funcionários. Geralmente esta é a fonte mais confiável para responder as questões urgentes do dia-a dia, os supervisores são os que podem ter maior foco e impacto na moral dos funcionários, especialmente nos momentos difíceis e de grandes mudanças na organização. Não se esqueça que para a maioria dos funcionários a empresa é representada pelo seu chefe direto e que mais de 50% das trocas de trabalho são motivadas pelo relacionamento direto com o chefe. Entretanto esteja certo que você esta utilizando este valioso recurso apropriadamente e garanta que seus supervisores estão devidamente treinados para esta tarefa. Mas apesar dos supervisores serem extremente importantes no processo de comunicação, reveja se esta é a maneira mais adequada de comunicar ? as vezes dependendo da mensagem, você terá que utilizar outros recursos como: a a própria área de RH, Folha de Pagamento, a Diretoria, etc.
A próxima questão é: os meus supervisores estarão comunicando a mensagem certa que eu gostaria de transmitir?

A Mensagem Certa – Você se lembra da brincadeira do telefone? Conte uma história a uma pessoa e peça a ela que conte a outra pessoa, e esta pessoa a outra, etc… e no final as histórias serão totalmente diferentes. Como profissionais de Recursos Humanos ou líderes temos pensado como nossas mensagens estão sendo interpretadas? Invista parte do seu tempo para garantir que as mensagens enviadas estão sendo claramente entendidas e que todas as questões estão sendo respondidas adequadamente para evitar mal entendidos. Garanta que os funcionários estão recebendo a mesma comunicação de forma uniforme indo você mesmo a base, pergunte aos funcionarios o que eles entenderam daquela comunicação. Lembre-se de “customizar” sua comunicação ao canal a ser utilizado, cada supervisor tem seu estilo próprio então ajude-os a comunicar de maneira efetiva com ferramentas que irão auxiliá-los a evitar o efeito “telefone”.

A Maneira Certa – Uma pesquisa feita pela consultoria americana Watson Wyatt mostrou que os funcionários tem preferência pela comunicação face-a-face ao invés de emails, boletins, quadros de comunicação, etc. Impossível, você pode dizer.
Bem, de alguma forma concordo com sua colocação pois estamos todos os dias buscando fazer mais com menos e investir neste tipo de comunicação parece meu utópico. Mas lembre-se que há pequenas ações que podemos implementar no dia-a dia de trabalho que podem fazer uma grande diferença no final, como por exemplo investir de 15 a 30 minutos no início do dia caminhando pela sua área de trabalho e estando mais acessível as pessoas. Estes poucos minutos diários falando com as pessoas, respondendo perguntas e cumprimentando os funcionários podem trazer resultados diretos e imediatos e fazem muita diferença, pois os rumores são estancados rapidamente, as respostas às perguntas são dadas imediatamente e os funcionários criam um canal diário com Recursos Humanos (ou com os líderes) e não somente aquele percebido como “do outro lado da mesa” ou em reuniões formais. Fazendo isso diariamente você mostrará aos funcionários que você está comprometido e disponível para uma interação face-a-face e que o exemplo vem diretamente de RH para toda organização. (isso se aplica não somente a RH mas como aos líderes em geral).

Finalmente não podemos falar de comunicação efetiva sem falar na “esquecida” arte de ouvir. Escutar é uma dimensão fundamental na comunicação e uma competência essencial para um líder. Desenvolver esta competência significa empenhar-se em aguçar a percepção do contexto e do mundo particular do outro em todos os seus aspectos: valores, pensamentos, cultura, etc.
Numa dimensão mais prática, Phil Harkins no seu livro “Powerful Conversations”, diz que devemos demonstrar um sincero interesse nos pensamentos e sentimentos das outras pessoas para que nos transformemos em bons comunicadores, e que quatro habilidades são essenciais para nos tornarmos ótimos ouvintes:
– Visível atenção – mostre com seus atos e seu olhar que você está prestando total atenção ao que a outra pessoa está dizendo.
– Classifique e separe necessidades e desejos – você deve aprender a separar o que a pessoa pensa que seria bom ter do que ela realmente precisa ter. Você deve separar as necessidades dos desejos.
– Identifique os sentimentos e o conteúdo – a linguagem corporal lhe dirá muito sobre os sentimentos que estão sendo expressos junto com o conteúdo da mensagem. Um bom ouvinte está sempre afinado para identificar os sentimentos de quem está falando.
– Julgamento, pedido de informação ou sugestão – perguntas não são julgamentos, deixe as pessoas saberem que você está do seu lado e decida se uma idéia dada vai funcionar e implemente-a.

Penso que comunicar é realmente ir de volta as bases, temos que olhar criticamente o quanto nossa área de RH tem ou não se afastado da base, temos que lembrar que não importa o quão brilhante pensamento estratégico podemos ter ou o quanto tecnologicamente avançados estamos, a menos que nossa função cumpra seus objetivos básicos na organização não poderemos ser considerados um parceiro estratégico. É hora de voltarmos um pouco mais as bases e nos tornarmos parte do time organizacional – quando nos comunicarmos efetivamente, construiremos pontes para entender o como, o que e o porque de fazermos as coisas – e esta é a razão de estarmos todos aqui.

Paulo Bolgar

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