Rotatividade Interna de Advogados. Como fazer?

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Uma interessante pesquisa no final do ano passado elaborada pelo GEJUR nos brindou com vários pontos analíticos de como minimizar ou não fazer quando acontece a rotatividade de um profissional dentro do escritório ou departamento jurídico em relação a carteira que ele cuidava.

Como sabemos, muitos escritórios grandes e médios, percebendo o crescimento das bancas menores, organizaram-se em núcleos, com líderes ou facilitadores de áreas que podem ser por matéria ou clientes. Neste sentido, quando um profissional vai para outro setor ou para outro escritório/empresa, os processos a ele dimensionados são um “problema” a ser resolvido, tanto em matéria de controle como em matéria de atendimento.

Vamos analisar a pesquisa do GEJUR e após alguns comentários:

Quando o número de processos de uma empresa é enorme e os escritórios ainda precisam dar atenção a outros clientes, não é difícil que muitos processos troquem de advogados além do necessário. Para evitar que essas trocas possam se tornar comprometedoras, a GEJUR consultou alguns profissionais que deram algumas dicas para evitar o problema.

Evitar a Rotatividade de Advogados: ”A rotatividade da equipe é um problema muito grande, embora real e inevitável. Não temos um plano de carreira estabelecido, mas fazemos reuniões semanais com a equipe para avaliar o que foi feito, o que pode ser melhorado e para distribuir responsabilidades. Anualmente concedemos aumentos de salário quase que exclusivamente baseados no critério de merecimento.”

Respeitar os Limites dos Advogados: ”A partir do momento em que a atenção em face de prazos ou teses utilizadas em peças começam a ser prejudicados. Por isso que deve-se respeitar o limite biológico de cada individuo, ou seja, respeitar o correto horário de trabalho, ter um ambiente saudável de trabalho e procurar utilizar a tecnologia da melhor forma possível.”

Divisão por Áreas e Segmentos: ”facilita o processo e permite que a um determinado cliente seja diretamente atendido por uma equipe ou pelo menos dois advogados e um estagiário. Além disso, há as coordenações, sempre ocupadas por sócios mais graduados e com quase nenhuma rotatividade que garantem a vinculação duradoura de determinado profissional ao processo.”

Dimensionar a Quantidade de Varas Atendidas por Advogado: “Através do sistema de destinação de processos para os advogados de forma organizada, por um administrador, de preferência pelo titular do escritório. Os advogados se tornam responsáveis técnicos (“handler”) pelos processos a eles destinados. Segundo esse sistema, só haverá troca de profissional responsável por motivos técnicos ou por determinação do administrador.”

Fonte: www.gejur.com.br

A metodologia de separar carteiras de clientes ou matérias por grupos de advogados com um facilitador é boa, personaliza o atendimento e a forma de trabalho, propõe maior conhecimento do cliente e agrega valor.

Penso que além dos pontos citados, dois momentos são fundamentais:

1. As próprias pessoas;

2. A tecnologia;

Em relação as pessoas, basta pensar um pouco: Se vou deixar na mão de um sócio minoritário ou apenas colaborador com mais experiência um grupo de pessoas para que ele comande e além disto uma carteira de clientes ou matéria específica, preciso treinar este colaborador, dar a ele incentivo financeiro, produtivo e motivacional.

Outro ponto importante de ser observado em relação a pessoas é que geralmente esta pessoa líder/facilitadora terá contato com o cliente. Se a todo momento houver rotatividade dela ou ainda, os processos internos (jeito de trabalhar do cliente) for embora com quem foi embora, o cliente vai perdendo a paciência e acaba por procurar um escritório que realmente entenda dele e não apenas diga que entenda e não cuide nem dos processos internos para manter uma padronização de fluxos e atendimento.

E diante de toda esta questão, surge a tecnologia, como um forte aliado.

A grande maioria dos sistemas já possuem a troca de responsáveis dos processos e de clientes. Isto significa que se o cadastro for feito de forma adequada e dentro do que o sistema prevê, bastará alguns cliques e tudo poderá ser mudado no sistema (agenda, processos, fluxos) para o novo responsável.

Assim, mister que a tecnologia seja usada com inteligência para prever este tipo de situação de fluxo e investir em pessoas para que os contatos sejam permanentes, bem como em gestão, para que com cada troca de pessoas que precisar existir, possamos ter um caminho único de procedimentos para os próximos colaboradores adotarem.

Seus clientes agradecem.

Gustavo Rocha-GestãoAdvBr CEO – Consultancy on the Strategic Management and Technology-Bruke Investimentos CEO – Business,Valuation, M&A, Opportunities, Market Business and more.gustavo@gestao.adv.br

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