Segredos Para Uma Boa Comunicação

Para estabelecermos uma boa comunicação é preciso estar em sintonia com o outro. Isto se chama rapport. É falar com a outra pessoa, verbalmente e não verbalmente.
Podemos estabelecer o rapport através do conteúdo das palavras e do modo como elas são pronunciadas.

Outra técnica é a fisiologia: assumir uma posição corporal semelhante a da pessoa, como um espelho. Outra recomendação é respirar na mesma freqüência ou velocidade com que a outra pessoa está respirando.

Em relação às mensagens, podemos usar metáforas, em forma de histórias ou parábolas que podem facilitar a compreensão dos temas que abordamos

Influência

Influência é a ação que uma pessoa exerce sobre a outra. É sinônimo de prestígio, crédito, ascendência, poder, e também de entusiasmo e animação, mas depende fundamentalmente de se saber lidar com os estados mentais, de nós próprios e da pessoa com a qual nos comunicamos

Desenvolvemos nossa influência também sabendo ouvir, aprendendo com as repostas do outro, oportunizando ao nosso cérebro processar as informações para depois transmiti-las para o mundo e praticando os passos recomendados a seguir:
Apresentar-se de acordo com a atividade
Cumprimentar com um firme aperto de mão, mas observando se a outra pessoa não prefere outra forma de cumprimento.
Falar o nome da pessoa a quem nos dirigimos
Estabelecer contato direto com o outro
Usar tom e volume de voz adequados ao ambiente e à situação (podendo, quebrar-se o clima para causar impacto)
Valorizar a mensagem aplicando mais ou menos volume ou pausas
Utilizar gestos na “linha da cintura” e a técnica do espelho
Tornar-se semelhante ao interlocutor
Ter respostas incisivas, especialmente as que contêm porquês
Dar consistência à mensagem

Sentido Predominante
Uma maneira de conhecer o interlocutor, para poder falar a linguagem mais eficaz na comunicação é observar o sentido predominante na percepção que ele tem do mundo, ou seja, identificar se é visual, auditivo ou cinestésico. Identificando o tipo, é só conduzirmos o diálogo por essa linha. Por exemplo, perguntando ao visual: “Como você vê isto? “Ao auditivo: “Qual a sua opinião sobre o que estou falando?” E ao cinestésico: “Como você se sente em relação a este assunto?”. Este procedimento vai estimular a atenção e o interesse da outra pessoa.

Controlando A Conversa
Nós temos dois ouvidos e uma boca. Isso nos mostra que escutar é mais importante para a comunicação do que falar. Quem controla uma conversa não é quem fala, é quem escuta. Para isso, torna-se necessário fazer perguntas e saber perguntar. “como” e “por quê abrem as portas do conhecimento e trazem justificativas que ajudam nas decisões.

Chaves Do Sucesso
Comunicar-se com eficácia é fazer com que o outro acredite em nós. Mas para que isso aconteça é preciso que tenhamos, primeiramente, crença em nós mesmos, para que o ganho seja real e o resultado harmonioso.

A comunicação baseada na mentira pode aparentemente solucionar uma emergência, mas vai deixar um foco muito mais poderoso a longo prazo que é a falta de confiabilidade.

Tratamento E Qualificação Individual
Devemos tratar o outro não do modo como gostaríamos de ser tratados, mas sim do modo como ele deseja ser tratado, fazendo a pessoa sentir-se bem. Para que isto aconteça é importante observar algumas categorias, que expressam seus desejos e estilos de vida.
São elas:
Conservador – Não gosta de mudanças e inovações. Valoriza as tradições, trabalha muito e é bastante dedicado à família
Imitador – geralmente é um indivíduo jovem, querendo se impor na vida profissional e pessoal, preocupado com modismos.
Empreendedor – destaca-se das outras pessoas por seu espírito arrojado e atitudes incomuns. Criativo, inovador.
Consciencioso – Inteligente, íntegro, dotado de bom senso. Amante da justiça. Postura apoiadora.
Necessitado – concentra-se apenas na sobrevivência a maior parte de seus esforços.

O Que Depende Da Comunicação
Negociação
Podemos conceituar negociação como o processo de buscar aceitação de idéias, propósitos e interesses, visando ao melhor resultado possível, de tal modo que as partes envolvidas fiquem satisfeitas.

A negociação vai facilitar a tomada de decisão, a motivação, a administração de conflitos e o comprometimento da equipe. Algumas exigências porém são fundamentais para que se obtenha sucesso nas proposições. A primeira prende-se ao planejamento das etapas do processo e a segunda orienta-nos em relação ao comportamento.

É preciso ter os objetivos bem definidos, ser flexível para que haja uma margem para concessões, saber ouvir e conduzir o processo com uma postura de igualdade, buscando solucionar problemas, tendo como meta um resultado sensato.

Os aspectos pessoais devem estar afastados do problema, de forma que haja concentração nos interesses e não na posição das pessoas. Com esses procedimentos, ao final, os parceiros sairão ganhando, pois as opções para a decisão devem contemplar benefícios mútuos.

Liderança
A liderança é o instrumento-chave para exercer influência interpessoal e para a consecução de um objetivo comum. Depende de requisitos essenciais como a compreensão dos processos de integração social, o conhecimento de alguns aspectos básicos do comportamento humano em grupo, o domínio das técnicas gerais de administração, a aplicação adequada da comunicação, o controle dos processos e a incentivação do trabalho.

Informação
Somente com a informação adequada há participação e efetiva cooperação, pois só possui condições de participar quem detém a informação correta.

Parece ser tão simples, mas grandes problemas surgem por falta de perguntas adequadas e conseqüentes respostas reveladoras.

Ao se delegar tarefas, apresentar sugestões ou formular qualquer pedido, deve-se fazê-lo com clareza e objetividade como condição fundamental para que seja cumprida adequadamente a incumbência. A informação correta vai atender a necessidade de se saber porque se está cumprindo tal solicitação.

Ninguém se empenha com entusiasmo, sem estar suficientemente informado sobre o significado real das atividades.

Algumas orientações são fundamentais para que a prática da informação seja um fluxo espontâneo e comprometido nas unidades de trabalho. São elas:

Expor com clareza as razões de uma determinação, o porquê das decisões, os objetivos de uma tarefa são condições importantes não só para a comunicação perfeita, como também, para a motivação e o bom relacionamento gerente / profissional / equipe.

Abrir espaço para que os liderados apresentem idéias e dar oportunidade para que todos participem com contribuições para a melhoria, é dar oportunidade para maior motivação para o trabalho, através do exercício responsável da expressão de informações concernentes e coerentes com o que é preciso realizar.

Encorajar a equipe a falar, associando isto à observação e ao controle de qualidade do trabalho, é um meio seguro de conhecer o perfil de seus componentes, com as indicações de como tratá-los adequadamente, avaliá-los com precisão e direcionar um programa de desenvolvimento.

Concluindo
A produtividade não decorre pura e simplesmente da tecnologia, mas fundamentalmente de processos de comunicação, informação, negociação e liderança que vão permitir fortalecer os parâmetros básicos para a eficácia no trabalho e uma cultura aberta:

Sentido de objetividade – o que se quer?
Sentido de funcionalidade – como conseguir?
Sentido de rentabilidade – que resultados obter?
Sentido de renovação – como melhorar os resultados e dar continuidade ao desenvolvimento?  Solange Rizzo Costa

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